Nortel Attendant Console User Manual

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4 ContentsP0936572 02Using the call processing area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37The Edit Employee Information dialog box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Using the Directory options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Sorting information in the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Chapter 4Handling calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Answering calls as an attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Using the Target list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Using the Contacts boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Using the Directory tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Using the Directory Find box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Using the Department list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Transferring a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Parking, holding and screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Parking calls and paging employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Placing and retrieving calls on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Contacting employees using Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Linking and Joining calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Joining a call on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Creating a conference call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Handling a callback call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Responding to a callback that an extension did not answer . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Responding to a Callback that an employee returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Making a call from your extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Handling calls at an employee’s telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Chapter 5Maintaining caller and employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Maintaining caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Creating a new caller record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Finding and editing caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Maintaining employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Using the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Finding an employee record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Resetting the Full tab view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Editing employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Using the Make Caller button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Adding notes to employee records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76